Documentazione NexaDesk

1. Panoramica del sistema

NexaDesk e un gestionale desktop per aziende IT, laboratori tecnici e fornitori di servizi ricorrenti. Riunisce clienti, preventivi, ordini, fatture, contratti, assistenza, ticket, noleggio dispositivi e monitoraggio agent.

Il sistema e composto da tre parti principali: applicazione desktop, portale ticket web e agent di monitoraggio. L applicazione desktop conserva i dati operativi locali; il server NexaDesk gestisce licenze e aggiornamenti ufficiali; il portale ticket puo essere installato nello spazio web del cliente o in una cartella dedicata.

1. Installare e attivare il gestionale desktop sul computer dell operatore.
2. Completare il wizard iniziale con dati aziendali, paese fiscale, IVA, percorsi e SMTP.
3. Creare o importare le anagrafiche clienti prima di generare documenti, ticket o contratti.
4. Usare le sezioni Preventivi, Ordini, Fatture e Contratti per mantenere lo storico commerciale collegato al cliente.
5. Usare Assistenza per dispositivi in laboratorio e Parco Noleggio per server, apparati e dispositivi forniti al cliente.
6. Installare il portale ticket quando si vuole permettere ai clienti di aprire richieste online.
7. Installare agent o gateway quando si vuole monitorare server, apparati o dispositivi SNMP.
8. Controllare periodicamente backup, licenza, aggiornamenti e stato sincronizzazioni.

2. Requisiti

Su macOS serve un Mac compatibile con applicazioni Electron e permesso di aprire software scaricato da internet. Su Windows sono consigliati Windows 10 o Windows 11 a 64 bit.

Per attivazione licenza, aggiornamenti, sincronizzazione ticket e controllo licenza serve connessione internet. Il lavoro locale rimane possibile nei limiti della licenza e della finestra offline prevista.

1. Computer gestionale: macOS o Windows 10/11 a 64 bit, utente con permessi per installare applicazioni e stampanti PDF.
2. Connessione internet: necessaria per attivazione licenza, controllo scadenza, download aggiornamenti e sincronizzazione portale.
3. Percorsi locali: assicurarsi che la cartella Documenti sia scrivibile, perche li vengono creati PDF, backup, pacchetti portale e agent.
4. Portale ticket: server web con PHP 8.0 o superiore, MySQL/MariaDB, PDO, pdo_mysql, json, openssl o random_bytes.
5. SMTP: usare un account email affidabile con TLS/SSL per invio ticket, notifiche e messaggi al cliente.
6. Agent Linux: shell POSIX, systemd, permessi root/sudo e accesso rete verso receiver locale o relay cifrato.
7. Agent Windows: Windows Server o desktop moderno, PowerShell, permessi amministrativi e policy che consenta servizio/script autorizzati.
8. Gateway/SNMP: un PC/server sempre acceso nella rete cliente, accesso locale ai dispositivi e porta UDP 161 consentita.
9. Relay opzionale: accesso HTTPS in uscita verso server NexaDesk, senza aprire porte in ingresso presso il cliente.

3. Installazione del gestionale

Su macOS scarica lo zip ufficiale, aprilo e trascina NexaDesk Gestionale nella cartella Applicazioni. Se macOS mostra un avviso, usa Impostazioni di Sistema > Privacy e sicurezza oppure click destro > Apri.

Su Windows scarica l installer EXE ufficiale, avvialo e segui la procedura guidata. Se SmartScreen mostra un avviso, verifica che il file provenga dal sito ufficiale e procedi solo se il download e corretto.

1. Scaricare il pacchetto solo dal sito o dall area clienti NexaDesk.
2. Su macOS aprire lo ZIP/DMG, trascinare l app in Applicazioni e avviarla da li.
3. Se macOS blocca l avvio, fare click destro sull app, scegliere Apri e confermare; in alternativa autorizzare da Privacy e sicurezza.
4. Su Windows avviare l installer EXE come utente amministratore quando richiesto.
5. Completare la procedura guidata dell installer e aprire NexaDesk dal menu Start.
6. Non tenere copie duplicate in Desktop, Download o vecchie cartelle dist: possono confondere Spotlight, Start menu e updater.
7. Al primo avvio inserire la licenza, attendere la conferma e poi completare il wizard iniziale.
8. Dopo l installazione controllare Settings > Aggiornamenti per verificare versione installata e canale update.

4. Licenza, primo avvio e wizard iniziale

Al primo avvio NexaDesk richiede un seriale valido. Il server licenza ufficiale e configurato nel codice dell applicazione e non deve essere modificato dall utente.

Dopo l attivazione parte il wizard iniziale. Qui vanno inseriti dati aziendali, paese fiscale, regime IVA, aliquota predefinita, indirizzo, email, telefono e dati fiscali come partita IVA, USt-IdNr., codice fiscale, SDI o PEC quando richiesti.

1. Inserire il seriale ricevuto via email o dall area clienti e premere Attiva.
2. Verificare che il gestionale mostri piano, scadenza, stato licenza e attivazioni utilizzate.
3. Controllare i moduli inclusi: Documenti, Portale Ticket, Parco Noleggio, Agent, Teleassistenza, FatturaPA Italia e Newsletter possono dipendere dal piano acquistato.
4. Se una sezione non e inclusa, NexaDesk mostra una schermata di blocco modulo e impedisce anche le funzioni interne collegate.
5. Se la licenza e scaduta, il gestionale mostra avvisi prima della scadenza e concede una finestra tecnica di tolleranza; dopo il periodo previsto richiede rinnovo.
6. Completare il wizard azienda con ragione sociale, indirizzo, email, telefono, partita IVA o USt-IdNr.
7. Scegliere paese fiscale: Germania o Italia. Questa scelta influenza aliquote IVA, diciture e documenti.
8. Italia: scegliere regime ordinario, forfettario, esente o reverse charge secondo il caso reale.
9. Germania: scegliere regime ordinario, Kleinunternehmer o reverse charge.
10. Inserire SDI o PEC per clienti italiani quando necessario per fatturazione elettronica.
11. Controllare bene aliquota IVA e diciture a IVA zero: vengono usate nei documenti PDF e XML.
12. La licenza non va rimossa: se serve cambiarla, inserire un nuovo seriale e riattivare.

5. Impostazioni principali

Le impostazioni gestiscono dati aziendali, SMTP, percorsi locali, backup, aggiornamenti, portale ticket e dati fiscali. Su Windows le impostazioni sono pensate per essere gestite da finestra dedicata, con pulsanti Applica, Salva e Annulla.

La sezione SMTP e necessaria per inviare email operative, backup, notifiche ticket e comunicazioni. Inserisci host, porta, sicurezza TLS/SSL, utente, password e mittente. Effettua sempre un invio di test.

1. Aprire Settings e selezionare la categoria da modificare: SMTP, Azienda, Tax Rules, Backup, Aggiornamenti, Portale Ticket o Percorsi.
2. In Azienda verificare ragione sociale, indirizzo, email, telefono, partita IVA/USt-IdNr. e dati fiscali.
3. In Tax Rules scegliere paese, regime IVA, aliquota predefinita e diciture automatiche per documenti.
4. In SMTP inserire host, porta, TLS/SSL, username, password e mittente; poi premere Test email.
5. In Percorsi verificare dove vengono creati PDF, backup, pacchetti portale e agent.
6. In Backup creare un backup manuale prima di modifiche importanti, importazioni o aggiornamenti.
7. In Aggiornamenti controllare versione installata, ultima versione disponibile e canale ufficiale https://nexadesk.de/updates/.
8. In Portale Ticket inserire URL portale e token API solo dopo aver installato il portale web.
9. Premere Applica o Salva per rendere effettive le modifiche; usare Annulla se non si vuole conservare il cambiamento.
10. Cloud Sync e lasciato in progettazione e non va considerato funzione operativa principale.

6. Uso quotidiano del gestionale

La Dashboard mostra riepilogo clienti, documenti, scadenze, ricavi e attivita. Usala a inizio giornata per vedere cosa richiede attenzione.

La sezione Clienti contiene anagrafica completa, dati fiscali, contatti aggiuntivi, storico ordini, fatture, preventivi, contratti e dispositivi collegati. Ogni documento dovrebbe partire da un cliente salvato per mantenere lo storico coerente.

1. Aprire Dashboard e controllare riepilogo scadenze, documenti recenti, ticket, assistenze e stato noleggi.
2. Prima di creare documenti, verificare o creare il cliente in Clienti.
3. Per un nuovo cliente compilare anagrafica, dati fiscali, contatti aggiuntivi e note operative.
4. Creare Preventivo quando serve proporre un offerta; compilare righe, quantità, prezzo, IVA, condizioni e validita.
5. Quando il preventivo e accettato, convertirlo o ricrearlo come Ordine, scegliendo vendita o noleggio.
6. Per Ordini di noleggio collegare dispositivo del Parco Noleggio, data inizio, eventuale scadenza e canone.
7. Generare Fattura partendo da cliente, ordine o righe libere; controllare IVA e dati fiscali prima del PDF.
8. Per Italia generare XML FatturaPA quando configurato; l invio SDI richiede intermediario/API dedicata.
9. Usare Contratti per servizi ricorrenti, scadenze, rinnovi e canoni.
10. Usare Scadenzario per verificare pagamenti, rinnovi, noleggi, assistenze e contratti in scadenza.
11. Dopo ogni documento importante aprire l anagrafica cliente e verificare che lo storico sia collegato correttamente.

8. Assistenza tecnica e laboratorio

La sezione Assistenza e il centro operativo per dispositivi che entrano in laboratorio. Ogni intervento puo contenere cliente, oggetto, problema dichiarato, diagnosi, lavorazioni, modello, seriale opzionale e stato.

I documenti PDF devono accompagnare il flusso reale: bolla di ingresso, report tecnico e bolla di uscita. Il seriale e il modello, se inseriti, devono comparire nei PDF.

1. Alla ricezione del dispositivo aprire Assistenza e creare una nuova scheda.
2. Selezionare il cliente o crearne uno nuovo se non esiste.
3. Inserire oggetto assistenza, marca, modello, seriale opzionale, problema dichiarato e accessori consegnati.
4. Impostare stato iniziale, ad esempio In ingresso o In diagnosi.
5. Generare bolla di ingresso PDF e consegnarla/stamparla per conferma presa in carico.
6. Durante la lavorazione aggiornare diagnosi, operazioni svolte, ricambi usati, note interne e stato.
7. Se l intervento richiede approvazione economica, creare preventivo collegato al cliente o alla scheda assistenza.
8. A intervento completato generare report tecnico PDF con modello, seriale, diagnosi e lavorazioni.
9. Generare bolla di uscita al momento della riconsegna.
10. Collegare eventuale fattura o ordine alla scheda assistenza per mantenere lo storico completo.

13. Anagrafica clienti completa

L anagrafica cliente non e solo una rubrica: e il punto centrale da cui devono partire documenti, assistenze, ticket, contratti, noleggi e storico operativo.

Ogni cliente dovrebbe contenere dati fiscali, indirizzo, email principale, telefono, referente, note interne e contatti aggiuntivi. Se il cliente ha piu sedi, inserire nelle note o nei contatti il riferimento della sede operativa.

1. Aprire Clienti e premere Nuovo cliente.
2. Inserire nome o ragione sociale, tipo cliente, indirizzo, paese, email e telefono.
3. Compilare dati fiscali: partita IVA, codice fiscale, USt-IdNr., SDI o PEC quando richiesti.
4. Aggiungere contatti secondari per amministrazione, tecnico, acquisti o direzione.
5. Salvare il cliente e riaprire la scheda per verificare che i dati siano presenti.
6. Usare la scheda cliente per creare preventivi, ordini, fatture, contratti e assistenze collegati.
7. Prima di emettere una fattura controllare paese fiscale, regime IVA, SDI/PEC e indirizzo.
8. Consultare lo storico prima di aprire nuovi interventi, cosi da vedere documenti e richieste precedenti.

14. Prodotti, articoli e servizi

La sezione Prodotti serve a mantenere un catalogo ordinato di articoli venduti, servizi ricorrenti, interventi tecnici, canoni noleggio e voci standard da usare nei documenti.

Un catalogo ben tenuto riduce errori di prezzo, descrizioni incoerenti e righe documento scritte manualmente ogni volta.

1. Aprire Prodotti e premere Nuovo prodotto o Nuovo servizio.
2. Inserire codice interno, nome, descrizione e categoria.
3. Scegliere tipo riga: bene fisico, servizio, canone ricorrente, noleggio o ricambio.
4. Inserire prezzo netto o lordo secondo impostazione del gestionale.
5. Selezionare aliquota IVA coerente con paese e regime fiscale.
6. Salvare e usare il prodotto in preventivi, ordini, fatture e assistenze.
7. Prima di riusare un articolo vecchio verificare prezzo, descrizione e aliquota.
8. Per noleggi ricorrenti usare descrizioni chiare, ad esempio Server dedicato in noleggio mensile.

15. Preventivi, ordini e fatture

Il flusso documentale consigliato e: cliente, preventivo, ordine, fattura. Non tutti i passaggi sono obbligatori, ma usarli in sequenza crea uno storico piu chiaro.

Quando un ordine o una fattura riguarda un noleggio, il documento deve essere marcato come noleggio e collegato al server o dispositivo interessato. In questo modo dalla scheda del server e possibile tornare alla fattura.

1. Aprire Preventivi e premere Nuovo preventivo.
2. Selezionare cliente esistente; se manca, crearlo prima in Clienti.
3. Inserire righe prodotto/servizio, quantita, prezzo, sconto, IVA e note commerciali.
4. Salvare e generare PDF del preventivo.
5. Quando il cliente accetta, creare o convertire in Ordine.
6. Nell ordine scegliere tipo: Vendita o Noleggio.
7. Per noleggio collegare dispositivo del Parco Noleggio e indicare inizio, eventuale fine e canone.
8. Generare Fattura partendo dall ordine o da righe libere.
9. Prima del PDF controllare dati cliente, righe, imponibile, IVA, totale, scadenza e metodo pagamento.
10. Archiviare PDF nella cartella corretta e verificare che compaia nello storico cliente.

16. Fiscalita, IVA e fatturazione elettronica italiana

La configurazione fiscale influenza fatture, preventivi, ordini e testi legali. Per questo va impostata nel wizard iniziale o in Settings > Azienda / Tax Rules prima di creare documenti reali.

Per l Italia il gestionale deve supportare aliquota IVA ordinaria, regimi a IVA 0, forfettario, reverse charge, esente e codice SDI/PEC. Per le aziende italiane in regime ordinario la fatturazione elettronica richiede XML FatturaPA.

1. Aprire Settings > Tax Rules.
2. Scegliere paese fiscale principale: Germania o Italia.
3. Per Italia regime ordinario impostare IVA 22% salvo casi specifici o aliquote ridotte previste.
4. Per Italia regime forfettario impostare IVA 0 e dicitura corretta di non applicazione IVA.
5. Per clienti italiani inserire codice SDI o PEC nell anagrafica quando disponibile.
6. Prima di generare XML FatturaPA controllare ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, CAP, comune, provincia, SDI/PEC e righe documento.
7. Generare XML solo dopo aver generato o verificato la fattura.
8. Il gestionale puo generare XML, ma l invio allo SDI richiede intermediario/API o altro canale abilitato.
9. Per Germania impostare USt, Kleinunternehmer o reverse charge secondo il caso fiscale reale.
10. Per dubbi fiscali far verificare configurazione e diciture da un consulente fiscale.

17. Parco noleggio server e dispositivi

Il Parco Noleggio serve a distinguere dispositivi disponibili in sede, noleggiati, in manutenzione o ritirati. E pensato soprattutto per server fisici dedicati installati presso clienti, ma puo essere usato anche per PC, apparati di rete, NAS e dispositivi IP.

Quando lo stato e Disponibile in sede non servono data inizio, data fine e canone. Quando lo stato e Noleggiato, il gestionale richiede cliente, data inizio, canone e opzionalmente data fine.

1. Aprire Parco Noleggio e premere Nuovo.
2. Inserire marca, modello, seriale, hostname, IP, sistema operativo e ubicazione.
3. Per server Linux indicare distribuzione e, se nota, kernel o hypervisor come Proxmox.
4. Selezionare stato noleggio: Disponibile in sede, Noleggiato, Manutenzione o Ritirato.
5. Se Disponibile in sede, non compilare data inizio, data fine e canone.
6. Se Noleggiato, selezionare cliente, data inizio, canone e data fine solo se prevista.
7. Per noleggio a tempo indeterminato lasciare vuota la data fine.
8. Collegare la fattura di noleggio quando disponibile.
9. Usare il pulsante ping per un controllo rapido di raggiungibilita.
10. Usare agent, relay o gateway/SNMP per metriche reali CPU, RAM, disco, uptime o consumabili.
11. Prima di rimuovere un server, confermare l avviso e verificare che non sia collegato a noleggi o fatture ancora attive.

23. Stampa, PDF e archiviazione documenti

NexaDesk genera documenti PDF per preventivi, ordini, fatture, contratti, assistenze, bolle di ingresso, bolle di uscita e report tecnici. I PDF devono rappresentare lo stato ufficiale del documento al momento della stampa o dell invio.

Ogni documento generato va archiviato nella cartella dedicata del gestionale. Evita di modificare manualmente i PDF fuori dall applicazione, perche lo storico interno potrebbe non corrispondere piu al documento conservato.

1. Prima di stampare controllare cliente, indirizzo, dati fiscali, righe documento e aliquota IVA.
2. Per assistenze verificare modello, seriale opzionale, problema dichiarato, diagnosi e accessori consegnati.
3. Premere Genera PDF dalla sezione corretta: Preventivi, Ordini, Fatture, Contratti o Assistenza.
4. Aprire il PDF generato e verificare intestazione, numerazione, data, totale e diciture fiscali.
5. Stampare dal visualizzatore di sistema o salvare il PDF nella cartella proposta da NexaDesk.
6. Archiviare fatture, ordini, preventivi, contratti e bolle nelle rispettive cartelle create dal gestionale.
7. In caso di errore, modificare il documento nel gestionale e rigenerare il PDF; non correggere manualmente il file esterno.
8. Per invio email allegare sempre il PDF definitivo generato dal gestionale.

25. Aggiornamenti software

NexaDesk usa un canale di aggiornamento ufficiale sul server NexaDesk. L app controlla la versione disponibile, scarica l aggiornamento e propone il riavvio/installazione.

Su macOS l app deve trovarsi nella cartella Applicazioni. Su Windows l installer deve essere eseguito o applicato secondo le regole del sistema. Fino alla firma digitale ufficiale possono comparire avvisi di sicurezza.

1. Prima di aggiornare creare o verificare un backup recente.
2. Aprire Settings > Aggiornamenti.
3. Premere Controlla aggiornamenti e attendere il risultato.
4. Se esiste una versione nuova, premere Scarica aggiornamento.
5. Non spegnere il computer durante download o installazione.
6. Premere Riavvia e installa quando il download e completo.
7. Se il pulsante non funziona, chiudere l app e installare manualmente il pacchetto scaricato.
8. Se Windows blocca l update, verificare SmartScreen, antivirus e firma digitale.
9. Se macOS blocca l update, verificare Privacy e sicurezza.
10. Dopo update controllare versione installata, clienti, fatture, ordini e percorsi dati.

26. Dati, percorsi e backup

Gli aggiornamenti non devono cancellare dati. I dati operativi devono rimanere in cartelle utente dedicate, non dentro la cartella dell applicazione. Per questo NexaDesk crea percorsi in Documenti/NexaDesk Gestionale.

Le cartelle tipiche sono Backup, Fatture, Ordini, Preventivi, Contratti, Assistenza, Portale Ticket Web e Agent Monitoraggio.

1. Non salvare il database dentro dist, app.asar o cartella temporanea.
2. Aprire Settings > Percorsi / Cloud per vedere dove vengono salvati database, PDF, backup e agent.
3. Verificare che la cartella dati sia dentro Documenti/NexaDesk Gestionale o percorso utente stabile.
4. Creare backup prima di aggiornamenti importanti, importazioni o modifiche fiscali.
5. Conservare una copia esterna dei backup, ad esempio disco esterno o storage sicuro.
6. Per ripristino selezionare backup corretto e verificare subito clienti, fatture, ordini e documenti.
7. Non cancellare vecchie cartelle dati finche non si e certi che la nuova versione funzioni.
8. Dopo ogni update controllare che clienti e documenti storici siano ancora presenti.

27. Sicurezza operativa

NexaDesk tratta dati clienti, documenti operativi, licenze e informazioni tecniche. La sicurezza dipende sia dal software sia da configurazione, backup, password e permessi di sistema.

Le credenziali SMTP, token portale e token agent devono essere conservati con attenzione e ruotati se esiste sospetto di compromissione.

1. Usare password robuste per email, database e account di sistema.
2. Usare HTTPS per sito, portale ticket e area clienti.
3. Limitare accesso SSH e FTP ai soli utenti necessari.
4. Non condividere config.php del portale ticket.
5. Non inviare token API, licenze o credenziali in chat o email non sicure.
6. Ruotare token portale, agent o SMTP se si sospetta compromissione.
7. Aggiornare sistema operativo, PHP, database e dipendenze server.
8. Attivare backup server e verificare periodicamente il ripristino.
9. Per SNMP usare read-only, community non banale e accesso solo dalla rete locale.
10. Per dispositivi cliente non salvare password amministrative nel gestionale se non strettamente necessario.

9. Portale ticket web

Il portale ticket e un pacchetto PHP generato dal gestionale e caricato su spazio web. Permette ai clienti di aprire ticket, ricevere il link di tracciamento via email e consultare la knowledge base.

Il gestionale comunica con il portale tramite URL e token API. Il token viene creato durante l installazione del portale e va copiato in Settings > Portale Ticket.

1. Nel gestionale aprire Settings > Portale Ticket.
2. Premere Genera pacchetto web per creare i file PHP aggiornati.
3. Premere Apri cartella pacchetto web per trovare i file da caricare.
4. Caricare il contenuto del pacchetto via FTP/SFTP nella cartella del dominio, ad esempio /ticket.
5. Creare database MySQL/MariaDB e utente database dal pannello hosting.
6. Aprire https://dominio/ticket/install.php.
7. Inserire nome portale, dati database, categorie iniziali, SMTP e impostazioni email.
8. Completare installazione e copiare il token API generato.
9. Nel gestionale inserire URL portale, ad esempio https://dominio/ticket, e token API.
10. Premere Salva e verifica; se fallisce controllare URL, HTTPS, token, permessi file e api/ping.php.
11. Premere Sincronizza ora per importare ticket, categorie e knowledge base.

9. Email e tracciamento ticket

Quando un cliente apre un ticket, deve ricevere una email con link personale. Senza quel link il cliente potrebbe non ritrovare il ticket dopo aver chiuso la pagina.

In produzione usa SMTP autenticato e HTTPS. La funzione mail() del server puo bastare per test rapidi, ma e meno affidabile e puo finire in spam.

1. Configurare SMTP nel wizard del portale o nella configurazione generata.
2. Usare un mittente coerente con il dominio, ad esempio supporto@dominio.tld.
3. Configurare SPF, DKIM e DMARC nel DNS del dominio per ridurre rischio spam.
4. Creare un ticket di prova dal portale come farebbe un cliente.
5. Controllare che la pagina di conferma mostri codice ticket e link di tracciamento.
6. Controllare che il cliente riceva email con lo stesso link personale.
7. Rispondere dal gestionale e verificare che arrivi notifica email al cliente.
8. Se l email non arriva, controllare porta SMTP, TLS/SSL, password app, limiti provider e log server.
9. Il ticket viene comunque salvato anche se l email fallisce; il link resta nella pagina di conferma.

24. Ticket Supporto nel gestionale

La sezione Ticket Supporto del gestionale serve a leggere, sincronizzare e rispondere ai ticket provenienti dal portale web collegato. Il portale raccoglie le richieste, mentre il gestionale diventa il punto di lavoro dell operatore.

Per lavorare correttamente, URL portale e token API devono essere configurati in Settings > Portale Ticket. Le categorie e la knowledge base devono essere mantenute coerenti con cio che il cliente vede online.

Premere Sincronizza ora prima di iniziare la lavorazione dei ticket.
Aprire il ticket e leggere cronologia, categoria, cliente, email e messaggi precedenti.
Rispondere dal gestionale quando il ticket richiede intervento dell operatore.
Cambiare stato del ticket quando la richiesta e in lavorazione, risposta o chiusa.
Usare categorie chiare, ad esempio Tecnico, Amministrativo, Installazione, Licenza o Fatturazione.
Verificare SMTP se il cliente non riceve notifiche o link di tracciamento.

10. Teleassistenza NexaDesk

La teleassistenza NexaDesk serve all utente NexaDesk per collegarsi al computer di un cliente assistito. Puo partire dal gestionale, collegata all anagrafica cliente, oppure dal Remote Client separato quando si usa il prodotto di teleassistenza autonomo.

La modalita standard usa ID interlocutore e password temporanea comunicati dal cliente assistito. La modalita accesso diretto deve essere usata solo quando esiste un contratto di assistenza o una autorizzazione esplicita e documentata.

1. Aprire il gestionale e selezionare Teleassistenza oppure aprire l anagrafica del cliente assistito.
2. Far scaricare e aprire al cliente assistito il NexaDesk Remote Client dal sito o dall area clienti.
3. Chiedere al cliente assistito ID interlocutore e password temporanea visualizzati nel Remote Client.
4. Inserire ID interlocutore nel gestionale, verificare che sia valido e poi inserire la password.
5. Avviare la sessione e attendere che il cliente assistito confermi condivisione schermo e controllo remoto.
6. Durante la sessione usare la finestra viewer dedicata; il Remote Client principale puo restare ridotto.
7. Al termine chiudere la sessione dal viewer o dal gestionale.
8. Compilare il box report intervento con note tecniche, esito, ora inizio, ora fine e flag fatturabile.
9. Se il cliente ha contratto di assistenza attivo, il report viene salvato nello storico cliente come intervento coperto.
10. Se il cliente non ha contratto attivo, il report resta nello storico e puo essere usato per generare una fattura.

Scarica Remote Client

10.1 Installazione Remote Client e permessi

Il Remote Client e il programma che il cliente assistito apre sul proprio computer. Deve mostrare ID interlocutore e password e deve chiedere permessi di condivisione schermo e controllo remoto quando necessario.

Su macOS i permessi di Registrazione schermo e Accessibilita sono obbligatori per vedere e controllare lo schermo. Su Windows possono servire conferme UAC quando si controllano finestre elevate.

1. Scaricare il Remote Client solo dal sito ufficiale NexaDesk o dall area clienti.
2. Su Windows avviare il file .exe e confermare eventuale avviso solo se il file proviene dal sito ufficiale.
3. Su macOS aprire il pacchetto, estrarre l app e trascinare NexaDesk Remote Client nella cartella Applicazioni. Non usarlo stabilmente da Download, Scrivania o direttamente dallo ZIP.
4. Avviare NexaDesk Remote Client da Applicazioni. Se macOS blocca l apertura, usare click destro > Apri oppure autorizzare da Impostazioni di Sistema > Privacy e sicurezza.
5. Aprire Impostazioni > Assistenza nel Remote Client e controllare il pannello permessi macOS.
6. Concedere Registrazione schermo per permettere al tecnico di vedere il desktop del Mac assistito.
7. Concedere Accessibilita per permettere il controllo remoto di mouse e tastiera.
8. Dopo aver modificato i permessi macOS, chiudere e riaprire NexaDesk Remote Client.
9. Se il Mac risulta autorizzato ma il viewer resta in attesa dello schermo remoto, rimuovere NexaDesk Remote Client da Registrazione schermo e Accessibilita, riaggiungerlo, poi riavviare l app.
10. Verificare che ID interlocutore e password siano visibili.
11. Comunicare ID e password solo al tecnico autorizzato.
12. Chiudere il Remote Client o interrompere la condivisione quando l assistenza e terminata.

10.2 Accesso diretto autorizzato

L accesso diretto serve per clienti assistiti con contratto ricorrente, server o postazioni che devono essere raggiungibili senza chiedere ogni volta una password temporanea.

Questa modalita deve essere documentata nel contratto o in una autorizzazione scritta. Le credenziali fisse o il profilo di accesso devono essere ruotati quando cambia personale, termina il contratto o c e sospetto di compromissione.

1. Aprire anagrafica cliente e verificare che esista un contratto di assistenza attivo.
2. Inserire nel contratto o nella scheda cliente i dati di accesso diretto previsti.
3. Usare il pulsante Avvia sessione diretta solo per il cliente corretto.
4. Verificare sempre che l accesso corrisponda alla macchina autorizzata.
5. Registrare ogni intervento con note, durata e tecnico.
6. Disattivare l accesso diretto alla scadenza o sospensione del contratto.
7. Non salvare password personali del cliente o credenziali amministrative non necessarie.

11. Agent monitoraggio e parco noleggio

Il Parco Noleggio gestisce server e dispositivi disponibili, in sede, noleggiati, in manutenzione o ritirati. Per i server noleggiati e possibile collegare cliente, date, canone, fattura e stato operativo.

L agent NexaDesk raccoglie metriche come CPU, RAM, disco, uptime, sistema operativo e ultimo contatto. I dati vengono mostrati nel gestionale nella tabella Parco Noleggio e nel dettaglio monitoraggio. La lista operativa di sistemi e dispositivi supportati e nella pagina Compatibilita agent.

1. Aprire Parco Noleggio e premere Nuovo server/dispositivo.
2. Inserire marca, modello, seriale, hostname, sistema operativo, IP se disponibile e ubicazione.
3. Se il dispositivo e disponibile in sede, lasciare vuoti cliente, data inizio, data fine e canone.
4. Se il dispositivo e noleggiato, selezionare cliente, data inizio, eventuale data fine, canone e fattura collegata.
5. Scegliere tipo monitoraggio: Ping, Agent diretto, Relay cifrato o Gateway/SNMP.
6. Per server Linux/Windows scegliere Agent o Relay e generare il pacchetto agent.
7. Premere Apri cartella agent e copiare il pacchetto sul server cliente.
8. Installare e avviare il servizio agent con i permessi richiesti.
9. Attendere il primo heartbeat o premere Sync relay se si usa relay.
10. Controllare CPU, RAM, disco, uptime, sistema operativo e ultimo contatto nella tabella.
11. Se i dati non arrivano, verificare token, firewall, servizio agent e orario macchina.

Apri compatibilita agent e dispositivi

12. Relay cifrato opzionale

Il relay serve quando il cliente non ha IP pubblico statico, VPN o porta raggiungibile. L agent invia una busta cifrata al relay NexaDesk; il server relay non legge le metriche perche non possiede la chiave di decifratura.

Il gestionale scarica la coda relay, verifica HMAC, decifra localmente e salva le metriche nel database locale. Questa soluzione riduce problemi di privacy e non obbliga il cliente ad aprire porte in ingresso.

Usa relay quando il gestionale non puo raggiungere direttamente la rete cliente.
Conserva relay_token e relay_secret con attenzione: autorizzano e proteggono la comunicazione.
Se non arrivano dati, verifica internet sul server cliente, orario di sistema, firewall e URL relay.
Non inserire password di sistema o credenziali amministrative nei payload agent.

18. Installazione agent su Linux

L agent Linux e indicato per server Debian, Ubuntu, CentOS, Rocky, AlmaLinux, Proxmox e distribuzioni compatibili. Il pacchetto viene generato dal gestionale per il singolo asset e contiene token/configurazione dedicati.

L installazione deve essere eseguita con permessi amministrativi. Il servizio deve avviarsi automaticamente al boot e inviare heartbeat periodici al receiver locale o al relay cifrato.

1. Nel gestionale aprire Parco Noleggio e selezionare il server Linux.
2. Verificare che hostname, distribuzione, cliente e modalita monitoraggio siano corretti.
3. Premere Genera pacchetto agent.
4. Premere Apri cartella agent e copiare il pacchetto sul server Linux.
5. Collegarsi al server via SSH con utente amministrativo.
6. Estrarre il pacchetto in una cartella dedicata, ad esempio /opt/nexadesk-agent.
7. Eseguire lo script di installazione come root o con sudo.
8. Verificare lo stato del servizio con systemctl status nexadesk-agent.
9. Controllare i log con journalctl -u nexadesk-agent.
10. Nel gestionale premere Sync relay o attendere il primo heartbeat.
11. Verificare in Parco Noleggio CPU, RAM, disco, uptime e ultimo contatto.

19. Installazione agent su Windows / Windows Server

L agent Windows e pensato per Windows Server e macchine Windows monitorate come asset. Anche in questo caso il pacchetto deve essere generato dal gestionale per il singolo dispositivo.

Per installarlo servono privilegi amministrativi. Se PowerShell blocca lo script, verificare la Execution Policy e firmare o autorizzare lo script secondo le policy aziendali.

1. Nel gestionale aprire Parco Noleggio e selezionare il server Windows.
2. Generare il pacchetto agent dal pulsante dedicato.
3. Copiare il pacchetto sul server Windows.
4. Aprire PowerShell come amministratore.
5. Se la policy blocca lo script, autorizzarlo secondo le regole aziendali.
6. Eseguire lo script di installazione contenuto nel pacchetto.
7. Aprire Servizi di Windows e verificare che NexaDesk Agent sia installato e in esecuzione.
8. Controllare Event Viewer o log dell agent in caso di mancato avvio.
9. Nel gestionale verificare ultimo contatto, CPU, RAM, disco e uptime.
10. Se i dati non arrivano, controllare firewall, token, orario sistema e servizio agent.

20. Agent gateway, stampanti e fotocopiatrici

Dispositivi come fotocopiatrici, stampanti, NAS chiusi e router non possono sempre eseguire un agent. In questi casi si usa un agent gateway installato su un PC o server nella stessa rete del cliente.

Il gateway puo interrogare dispositivi tramite ping, HTTP, IPP o SNMP. Il supporto SNMP avanzato dipende da marca, modello, firmware e OID disponibili. La logica corretta e: il dispositivo resta nella rete del cliente, il gateway lo legge localmente, poi invia a NexaDesk solo i dati di stato configurati.

Scegliere una macchina gateway sempre accesa nella stessa rete del dispositivo: mini PC, server locale, NAS compatibile o PC amministrativo.
Installare su quella macchina il pacchetto Agent Gateway generato dal gestionale.
Assegnare al dispositivo un IP fisso o una prenotazione DHCP, altrimenti il monitoraggio potrebbe perdere il dispositivo.
Abilitare sul dispositivo il metodo di lettura: ping per presenza, HTTP/IPP per stato base, SNMP per dati avanzati.
Nel gestionale aprire Parco Noleggio, creare o aprire il dispositivo e selezionare tipo monitoraggio Gateway/SNMP.
Inserire IP locale del dispositivo, marca, modello, seriale se disponibile, tipo dispositivo e profilo SNMP.
Premere Test connessione o attendere il primo ciclo gateway; poi verificare ultimo contatto, stato, consumabili o contatori.
Se i dati avanzati non arrivano, controllare community/utente SNMP, firewall locale, porta 161 UDP, OID del produttore e permessi read-only.

Apri matrice compatibilita dispositivi

21. Aggiungere un dispositivo SNMP al Parco Noleggio

Questa procedura serve per aggiungere a NexaDesk una stampante, fotocopiatrice, firewall, router, NAS, UPS o altro dispositivo che non puo eseguire direttamente l agent. In questo scenario non si installa nulla sul dispositivo: si abilita SNMP in sola lettura e un Agent Gateway nella stessa rete lo interroga periodicamente.

SNMP e un protocollo di monitoraggio. In pratica permette a NexaDesk di leggere informazioni come raggiungibilita, nome dispositivo, modello, seriale, contatori, toner, stato carta, allarmi, uptime o traffico, quando il modello espone questi dati. Non tutti i dispositivi espongono gli stessi valori.

1. Preparare il dispositivo: assegnare IP fisso o prenotazione DHCP e annotare IP, marca, modello e seriale.
2. Accedere al pannello web del dispositivo, normalmente da browser usando l IP locale, ad esempio http://192.168.1.50.
3. Cercare la sezione Network, Management, Administration, SNMP, Remote Management o equivalente secondo marca e firmware.
4. Abilitare SNMP in sola lettura. Se disponibile scegliere SNMPv3; in alternativa usare SNMPv2c con community non banale.
5. Evitare community public/private in produzione. Usare una community dedicata, ad esempio nd-read-azienda, e limitarla alla rete locale quando il dispositivo lo consente.
6. Verificare che la porta UDP 161 sia raggiungibile dal PC/server dove gira l Agent Gateway. Non esporre SNMP direttamente su Internet.
7. Nel gestionale aprire Parco Noleggio e premere Nuovo dispositivo o aprire un dispositivo esistente.
8. Compilare anagrafica dispositivo: nome interno, tipo dispositivo, marca, modello, seriale opzionale, cliente se noleggiato, ubicazione e IP locale.
9. Nel campo tipo monitoraggio scegliere Gateway/SNMP. Se il dispositivo e solo da controllare come acceso/spento, scegliere Ping/HTTP invece di SNMP.
10. Generare il pacchetto Agent Gateway dal gestionale, aprire la cartella agent e installarlo su una macchina sempre accesa nella rete del cliente.
11. Nel profilo SNMP indicare versione, community o credenziali SNMPv3, porta 161 e profilo produttore se disponibile.
12. Premere Test SNMP. Se il test riesce, NexaDesk salva il dispositivo e attende il primo ciclo dati.
13. Dopo il primo ciclo controllare nella scheda Parco Noleggio: ultimo contatto, stato, eventuali toner, carta, contatori o allarmi.
14. Se i valori sono parziali, il dispositivo e comunque monitorabile ma potrebbe richiedere un profilo OID specifico del produttore.
15. Documentare nella scheda note quale community/profilo e stato usato, senza salvare password amministrative del dispositivo.

Verifica dispositivi compatibili

22. Problemi comuni SNMP e soluzioni

Quando un dispositivo SNMP non risponde, quasi sempre la causa e rete, credenziali, firewall, firmware o profilo OID. La verifica va fatta partendo dal livello piu semplice: prima ping, poi porta SNMP, poi lettura OID.

Per privacy e sicurezza, il gateway deve usare permessi read-only e deve raccogliere solo informazioni operative utili al monitoraggio o al noleggio.

Il dispositivo non risponde al ping: controllare IP, VLAN, gateway, Wi-Fi/rete cablata, firewall e alimentazione.
Il ping risponde ma SNMP no: verificare che SNMP sia attivo, porta UDP 161 aperta e community/utente corretti.
SNMP risponde ma non mostra toner o contatori: il modello potrebbe usare OID proprietari; selezionare profilo produttore o validare OID specifici.
I dati arrivano una volta e poi spariscono: controllare che l IP non cambi e che il gateway resti acceso.
Il dispositivo mostra valori strani: verificare firmware, lingua/unità del dispositivo e profilo SNMP selezionato.
SNMPv3 non funziona: controllare username, auth protocol, privacy protocol, password e livello sicurezza configurato.
Non usare SNMP aperto verso Internet. Se serve monitorare da remoto, usare Agent Gateway o relay cifrato.

7. Fornitori, scadenzario e catalogo prezzi

La sezione Fornitori serve a gestire anagrafiche fornitori, condizioni commerciali, scadenze, cataloghi di acquisto e storico prezzi.

Il catalogo fornitore puo essere compilato manualmente o importato da pagine Amazon Business quando i dati sono leggibili dalla pagina caricata.

1. Aprire Fornitori e premere Nuovo fornitore.
2. Compilare nome, stato, categoria, referente, email, telefono, dati fiscali, IBAN e indirizzo.
3. Inserire condizioni operative: termini pagamento, giorni consegna medi, ordine minimo, ultimo ordine e prossima scadenza.
4. Aprire la scheda del fornitore per gestire catalogo, scadenze e informazioni.
5. In Catalogo prezzi inserire prodotti manualmente con SKU, ASIN, marca, prezzo netto/lordo, IVA, valuta e disponibilita.
6. In Amazon Business incollare l URL prodotto e premere Leggi prodotto; verificare sempre titolo, prezzo e descrizione prima del salvataggio.
7. Ogni salvataggio prezzo crea una rilevazione nello storico prezzi del prodotto fornitore.
8. Usare Importa in anagrafica prodotti per creare un prodotto vendibile partendo dal prezzo acquisto e dal margine scelto.
9. In Scadenze creare promemoria per pagamenti, rinnovi, ordini, contratti fornitore o verifiche periodiche.
10. Controllare i KPI in alto per vedere prodotti tracciati, scadenze aperte e scadenze urgenti.
11. Se Amazon non restituisce prezzo corretto, aprire Login Amazon Business e riprovare; alcuni dati dipendono dalla pagina disponibile e dalle policy Amazon.

13. Problemi comuni e soluzioni

La maggior parte dei problemi iniziali riguarda licenza, SMTP, permessi file, PHP/MySQL del portale o firewall degli agent. Procedi sempre per esclusione: verifica prima rete, credenziali, URL e log.

Licenza non valida: controlla seriale, connessione internet e, se il problema continua, contatta il supporto fornendo il codice licenza.
Updater non installa: su macOS serve app in Applicazioni; su Windows gli update non firmati possono richiedere conferma manuale fino al code signing.
Portale ticket 500: controlla versione PHP, permessi config.php, dati database e log web server.
Ticket non sincronizzati: verifica URL senza slash errati, token API, HTTPS e risposta /api/ping.php.
Email non inviate: prova SMTP esterno, controlla porta, TLS, password app e record DNS.
Agent non visto: controlla servizio agent, token, receiver locale, relay, firewall e orario macchina.
Dati mancanti dopo update: non cancellare cartelle dati; ripristina da backup e verifica percorsi in Settings > Percorsi / Cloud.