NexaDesk Dokumentation

1. Systemuebersicht

NexaDesk ist eine Desktop-Software fuer IT-Service, Werkstatt, Rechnungen, Mietgeraete, Tickets, Lizenzen und Agent-Monitoring.

Das System besteht aus Desktop-App, Web-Ticketportal, Monitoring-Agent und NexaDesk-Serverdiensten fuer Lizenzierung und Updates.

• Desktop-App fuer die taegliche Arbeit verwenden.
• Ticketportal fuer Kundenanfragen und Knowledge Base nutzen.
• Agent oder Relay fuer Servermetriken und Status verwenden.

2. Voraussetzungen

macOS oder Windows 10/11 64 bit werden empfohlen. Fuer Lizenz, Updates und Tickets ist Internetzugang erforderlich.

Das Ticketportal benoetigt PHP 8, MySQL/MariaDB, PDO, pdo_mysql, json und openssl/random_bytes.

• Agent Linux: systemd und Netzwerkzugang.
• Agent Windows: PowerShell und Administratorrechte.
• Relay: ausgehendes HTTPS zum NexaDesk-Server.
• Fuer Produktion immer HTTPS und SMTP verwenden.

3. Desktop-App installieren

macOS: ZIP oeffnen, App nach Programme kopieren und bei Bedarf in Datenschutz & Sicherheit freigeben.

Windows: EXE-Installer starten und dem Assistenten folgen. SmartScreen-Hinweise koennen bis zur kommerziellen Signatur erscheinen.

• Keine Kopien aus Downloads dauerhaft verwenden.
• Nach Start Lizenz aktivieren.
• Den Einrichtungsassistenten vollstaendig ausfuellen.

4. Lizenz und Erstkonfiguration

Der offizielle Lizenzserver ist in der App vorkonfiguriert und soll nicht vom Benutzer geaendert werden.

Im Assistenten werden Firmendaten, Land, Steuerregel, USt-IdNr., Adresse, E-Mail, Telefon und Standard-Steuersatz eingetragen.

• Deutschland: Regelbesteuerung, Kleinunternehmer oder Reverse Charge waehlen.
• Italien: Standard, forfettario, reverse charge oder steuerfrei waehlen.
• Aktive Module pruefen: Dokumente, Ticketportal, Mietpark, Agent, Fernwartung, FatturaPA Italien und Newsletter koennen vom gebuchten Plan abhaengen.
• Wenn ein Modul nicht enthalten ist, zeigt NexaDesk eine Sperrseite und blockiert auch die internen Funktionen.
• Steuersatz und Steuertexte pruefen, da sie in Dokumenten verwendet werden.
• Lizenz nicht entfernen; bei Bedarf neuen Seriencode aktivieren.

5. Einstellungen

Einstellungen enthalten Firma, SMTP, Pfade, Backups, Updates, Ticketportal und Steuerdaten.

SMTP wird fuer operative E-Mails, Tickets, Backups und Benachrichtigungen benoetigt.

• Testmail senden.
• Backups vor wichtigen Updates erstellen.
• Standardpfad: Dokumente/NexaDesk Gestionale.
• Update-Kanal: https://nexadesk.de/updates/.

6. Taegliche Nutzung

Dashboard fuer Ueberblick ueber Kunden, Dokumente, Faelligkeiten und Umsatz verwenden.

Kundenakte enthaelt Stammdaten, Kontakte, Dokumente, Vertraege, Tickets und Mietgeraete.

• Angebote erstellen und bei Annahme in Auftrag ueberfuehren.
• Auftraege als Verkauf oder Vermietung markieren.
• Rechnungen als PDF erzeugen; italienische XML-Funktion bei Bedarf nutzen.
• Faelligkeiten regelmaessig pruefen.

7. Service und Werkstatt

Servicefaelle verwalten Eingang, Diagnose, Arbeiten, Modell, optionale Seriennummer, Bericht und Ausgang.

PDFs fuer Eingangsbeleg, Servicebericht und Ausgangsbeleg begleiten den realen Ablauf.

• Servicefall beim Eingang anlegen.
• Problem und Zubehoer dokumentieren.
• Eingangsbeleg erzeugen.
• Diagnose und Arbeiten pflegen.
• Ausgangsbeleg und Rechnung verknuepfen.

17. Daten, Backups und Sicherheit

Daten gehoeren in Benutzerordner, nicht in die Programmdateien. Updates duerfen Kundendaten nicht loeschen.

Token, SMTP-Zugang, Datenbankpasswoerter und Adminzugang muessen geschuetzt werden.

• Standardpfade unter Dokumente/NexaDesk Gestionale pruefen.
• Backups vor Updates erstellen.
• HTTPS fuer Website und Portal verwenden.
• SSH/FTP begrenzen.
• config.php und Tokens nicht teilen.

8. Web-Ticketportal

Das PHP-Ticketportal wird aus der Desktop-App erzeugt und auf Webspace geladen.

Die Verbindung erfolgt ueber Portal-URL und API-Token in den NexaDesk Einstellungen.

• Paket im Programm erzeugen.
• Dateien per FTP in /ticket hochladen.
• install.php oeffnen und Datenbank, Kategorien und E-Mail konfigurieren.
• API-Token in NexaDesk eintragen.
• Speichern und synchronisieren.

9. Ticket-E-Mail und Nachverfolgung

Nach Erstellung eines Tickets soll der Kunde eine E-Mail mit persoenlichem Link erhalten.

Fuer Produktion SMTP, SPF, DKIM, DMARC und HTTPS verwenden.

• Testticket erstellen.
• E-Mail und Tracking-Link pruefen.
• Bei Fehlern SMTP-Daten und Serverlogs kontrollieren.
• Ticket bleibt gespeichert, auch wenn E-Mail fehlschlaegt.

16. Ticketportal und Support im Programm

Das Ticketportal dient Kundenanfragen, Tracking-Links und Knowledge-Base-Artikeln.

NexaDesk synchronisiert Tickets ueber Portal-URL und API-Token, damit Bediener die Anfragen direkt im Programm lesen und beantworten koennen.

• Portal per FTP hochladen und install.php ausfuehren.
• API-Token in NexaDesk eintragen.
• SMTP fuer Ticket-E-Mails konfigurieren.
• Ticket im Portal als Test erstellen.
• Im Programm synchronisieren, Ticket lesen, beantworten und Status aktualisieren.

10. NexaDesk Fernwartung

Die NexaDesk Fernwartung verbindet den NexaDesk-Benutzer mit dem Computer eines betreuten Kunden. Sie kann aus der Kundenakte gestartet oder als separater Remote Client genutzt werden.

Die Standardverbindung nutzt eine temporaere Partner-ID und ein Passwort. Direktzugriff darf nur bei aktivem Servicevertrag oder dokumentierter Zustimmung verwendet werden.

• Kundenakte oder Fernwartung im Programm oeffnen.
• Dem betreuten Kunden den offiziellen Remote Client bereitstellen.
• Partner-ID und temporaeres Passwort vom Kunden abfragen.
• ID eingeben, pruefen und danach Passwort eintragen.
• Sitzung starten und Zustimmung fuer Bildschirmfreigabe und Fernsteuerung abwarten.
• Nach Sitzungsende Bericht mit Notizen, Start, Ende, Ergebnis und Abrechenbarkeit ausfuellen.
• Bei aktivem Vertrag wird der Bericht als gedeckter Einsatz gespeichert; sonst kann er als abrechenbarer Einsatz genutzt werden.

10.1 Remote Client installieren und Berechtigungen

Der Remote Client zeigt dem betreuten Kunden ID und Passwort und fordert bei Bedarf Bildschirmfreigabe und Fernsteuerung an.

macOS benoetigt Berechtigungen fuer Bildschirmaufnahme und Bedienungshilfen. Windows kann bei administrativen Fenstern UAC-Bestaetigungen verlangen.

• Remote Client nur von der offiziellen NexaDesk-Seite laden.
• Windows: EXE starten und nur bestaetigen, wenn die Quelle korrekt ist.
• macOS: Paket oeffnen, App entpacken und NexaDesk Remote Client in den Programme-Ordner ziehen. Nicht dauerhaft aus Downloads, vom Schreibtisch oder direkt aus dem ZIP starten.
• NexaDesk Remote Client aus Programme starten. Wenn macOS den Start blockiert, Rechtsklick > Oeffnen verwenden oder unter Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit freigeben.
• Im Remote Client Einstellungen > Assistenz oeffnen und das macOS-Berechtigungsfeld pruefen.
• Bildschirmaufnahme erlauben, damit der Techniker den Desktop des betreuten Macs sehen kann.
• Bedienungshilfen erlauben, damit Maus und Tastatur ferngesteuert werden koennen.
• Nach Aenderung der macOS-Berechtigungen NexaDesk Remote Client schliessen und neu oeffnen.
• Wenn macOS die App als erlaubt zeigt, der Viewer aber weiter auf den Bildschirm wartet, NexaDesk Remote Client aus Bildschirmaufnahme und Bedienungshilfen entfernen, neu hinzufuegen und die App neu starten.
• ID und Passwort nur dem autorisierten Techniker mitteilen.
• Nach Ende der Sitzung Freigabe beenden oder Client schliessen.

10.2 Autorisierter Direktzugriff

Direktzugriff ist fuer Kunden mit Wartungsvertrag oder regelmaessig betreute Systeme gedacht.

Der Zugriff muss vertraglich oder schriftlich autorisiert sein. Geheimnisse muessen bei Vertragsende, Personalwechsel oder Verdacht auf Kompromittierung rotiert werden.

• Aktiven Servicevertrag in der Kundenakte pruefen.
• Zugriffsdaten nur beim korrekten Kunden hinterlegen.
• Direkte Sitzung nur fuer autorisierte Systeme starten.
• Jeden Einsatz mit Techniker, Dauer und Notizen dokumentieren.
• Direktzugriff bei Vertragsende deaktivieren.
• Keine unnoetigen persoenlichen oder administrativen Passwoerter speichern.

11. Monitoring-Agent

Der Agent sammelt CPU, RAM, Speicher, Uptime, Betriebssystem und letzten Kontakt fuer Mietserver.

Die Werte werden direkt in der Mietgeraeteverwaltung angezeigt. Die Betriebssystem- und Geraeteliste steht auf der Kompatibilitaetsseite.

• Asset anlegen und Agent oder Relay waehlen.
• Agent-Paket erzeugen.
• Paket auf Kundenserver kopieren.
• Dienst installieren und starten.
• Ersten Heartbeat oder Relay-Sync pruefen.

11.1 SNMP-Geraet zur Mietgeraeteverwaltung hinzufuegen

SNMP wird fuer Drucker, Kopierer, Firewalls, Router, NAS, USV und andere Geraete genutzt, auf denen kein NexaDesk Agent installiert werden kann.

Ein Agent Gateway in derselben Kundennetzwerkzone fragt das Geraet lokal ab und sendet nur die konfigurierten Statuswerte an NexaDesk. SNMP sollte niemals direkt aus dem Internet erreichbar sein.

• Geraet mit fester IP oder DHCP-Reservierung vorbereiten.
• Marke, Modell, Seriennummer und lokalen Standort notieren.
• Im Webinterface des Geraets SNMP aktivieren, bevorzugt SNMPv3 oder SNMPv2c mit eigener read-only Community.
• Community public/private vermeiden und Zugriff auf das lokale Netz begrenzen.
• In NexaDesk die Mietgeraeteverwaltung oeffnen und ein neues Geraet anlegen.
• Monitoring-Typ Gateway/SNMP waehlen und IP, Port 161, Version und Community oder SNMPv3-Daten eintragen.
• Agent Gateway Paket erzeugen und auf einem immer eingeschalteten PC/Server im Kundennetz installieren.
• SNMP-Test ausfuehren und danach letzten Kontakt, Status, Zaehler und Verbrauchsmaterial pruefen.
• Wenn nur Basisdaten erscheinen, kann ein herstellerspezifisches OID-Profil erforderlich sein.

11.2 SNMP-Fehlerbehebung

SNMP-Probleme entstehen meistens durch falsche IP, VLAN/Firewall, deaktiviertes SNMP, falsche Community oder herstellerspezifische OIDs.

• Erst Ping pruefen, dann UDP-Port 161, dann SNMP-Leserechte.
• Wenn Ping geht aber SNMP nicht: SNMP-Dienst, Firewall und Community pruefen.
• Wenn Toner/Zaehler fehlen: Herstellerprofil oder OID-Liste pruefen.
• Wenn Daten verschwinden: feste IP und Gateway-Dienst pruefen.
• Nur read-only Rechte verwenden und keine Admin-Passwoerter speichern.

12. Verschluesselter Relay

Der Relay wird genutzt, wenn kein direkter Zugriff, keine feste IP oder keine VPN vorhanden ist.

Der NexaDesk-Server speichert nur verschluesselte Umschlaege; die Entschluesselung erfolgt lokal im Programm.

• Relay nur verwenden, wenn direkte Verbindung nicht moeglich ist.
• relay_token und relay_secret sicher aufbewahren.
• Bei Problemen Internet, Firewall, Uhrzeit und Relay-URL pruefen.
• Keine Admin-Passwoerter im Payload speichern.

15. Agent-Installation im Detail

Agent-Pakete werden pro Asset erzeugt und enthalten Token und Konfiguration.

Linux nutzt typischerweise systemd; Windows nutzt einen Dienst mit administrativer Installation.

• Paket in der Mietgeraeteverwaltung erzeugen.
• Ordner Agent oeffnen und Paket auf das Zielsystem kopieren.
• Linux: unter /opt/nexadesk-agent installieren und systemctl status pruefen.
• Windows: PowerShell als Administrator starten und Installationsskript ausfuehren.
• Ersten Heartbeat oder Relay-Sync im Programm pruefen.

7. Lieferanten und Einkaufspreise

Die Lieferantenverwaltung enthaelt Stammdaten, Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten, Fristen, Einkaufskataloge und Preisverlauf.

Produkte koennen manuell oder aus Amazon-Business-Seiten uebernommen werden, sofern die Seite die Daten bereitstellt.

• Lieferant mit Kategorie, Status, Ansprechpartner und Zahlungsbedingungen anlegen.
• Fristen fuer Zahlungen, Verlaengerungen, Bestellungen oder Erinnerungen erfassen.
• Einkaufsprodukte mit SKU, ASIN, Marke, Netto-/Bruttopreis, MwSt., Waehrung und Verfuegbarkeit pflegen.
• Amazon-Business-URL einfuegen, Produkt lesen, Werte pruefen und speichern.
• Preisverlauf pruefen, bevor ein Artikel in den Hauptproduktkatalog uebernommen wird.

13. Fehlerbehebung

Typische Ursachen sind Lizenzstatus, SMTP, PHP/MySQL, Dateirechte, Firewall oder falsche URLs.

• Lizenz: Seriennummer, Internetverbindung und Supportkontakt pruefen.
• Updates: App korrekt installiert halten.
• Portal 500: PHP-Version, Datenbank und Webserverlog pruefen.
• Sync: URL, Token und api/ping.php pruefen.
• Agent: Dienststatus, Token, Firewall und Relay-Sync pruefen.

13. Erweiterte Arbeitsablaeufe

NexaDesk sollte im Alltag als zusammenhaengender Prozess genutzt werden: Kunde anlegen, Angebot erstellen, Auftrag bestaetigen, Rechnung erzeugen, Service oder Mietgeraet verknuepfen.

Je besser Kundenakte, Dokumente und Mietgeraete verbunden sind, desto weniger Informationen gehen spaeter verloren.

• Kunden immer vor Dokumenten anlegen.
• Auftraege als Verkauf oder Vermietung markieren.
• Mietserver mit Kunde, Laufzeit, Rechnung und Agent verbinden.
• Servicefaelle mit Eingangsbeleg, Bericht und Ausgangsbeleg abschliessen.
• Vor Updates Backups pruefen.

14. Steuern, Dokumente und E-Rechnung

Steuereinstellungen wirken sich auf Angebote, Auftraege, Rechnungen und rechtliche Hinweise aus.

Fuer Italien koennen SDI/PEC und XML-FatturaPA relevant sein; der tatsaechliche Versand an SDI erfordert einen Anbieter oder akkreditierten Kanal.

• Land und Steuerregel vor echten Rechnungen pruefen.
• Bei Kleinunternehmer oder 0% Steuer den passenden Hinweis verwenden.
• PDF und XML vor Versand kontrollieren.
• Steuerliche Texte durch Berater pruefen lassen.